Thao tác định dạng sau khi hoàn thành soạn thảo trong Word được xem là khá quan trọng sẽ giúp văn bản được trình bày đẹp hơn cũng như nội dung được rõ ràng và dễ nhìn. Hãy cùng sửa PC Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết cách định dạng văn bản Word chỉ với vài thao tác ngay trong bài viết dưới đây!
Nội dụng mục lục
I. Định dạng văn bản trong Word là gì? Một số lưu ý khi định dạng văn bản trong Word
Định dạng văn bản là việc thực hiện một hoặc hàng loạt thao tác để thay đổi cấu trúc của văn bản nhằm tạo ra một file tài liệu rõ ràng, khoa học và chuyên nghiệp hơn. Một số tác vụ phổ biến khi định dạng văn bản đó là căn lề, thay đổi font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, thêm mục lục, đánh số trang, … Nhìn chung, cách định dạng văn bản trong Word sẽ được chia thành 2 loại chính đó là định dạng đoạn văn bản và định dạng ký tự.
Việc định dạng word sẽ giúp bạn trình bày văn bản được dễ hiểu, nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, từ đó người đọc dễ quan sát và nắm bắt nội dung cốt lõi của toàn bộ văn bản.
Khi thực hiện định dạng văn bản trong Word, bạn cần lưu ý:
- Tùy mỗi loại văn bản mà cân nhắc chọn các thông số về khoảng cách khác nhau. Đặc biệt là căn lề, giãn dòng, cỡ chữ, … sao cho phù hợp.
- Với các văn bản có tính đặc biệt như luật, hợp đồng thương mại,… cần trình bày theo đúng các quy tắc hiện hành.
- Nếu bạn muốn nhấn mạnh nội dung nên chọn bôi đen hoặc in nghiêng chữ.
- Văn bản sau khi định dạng cần đáp ứng được các yếu tố dễ nhìn, khoa học và chuyên nghiệp.
- Nên áp dụng linh hoạt và đa dạng các định dạng để văn bản trông đẹp mắt hơn.
II. Cách định dạng văn bản trong Word chuẩn
Để biết cách căn chỉnh văn bản trong Word chuẩn, bạn có thể sử dụng linh hoạt các nhóm thẻ lệnh và công cụ có sẵn. Bao gồm:
1. Căn lề và chỉnh kích thước của văn bản
Bước 1: Trước hết hãy mở file Word cần định dạng. Chọn tab Layout, nhấn vào Size và chọn A4 để chỉnh kích thước lề đoạn văn bản về đúng chuẩn theo các tài liệu hiện nay.
Nhấn vào Layout chọn Size và tiếp tục chọn A4
Bước 2: Tiến hành căn lại lề cho văn bản bằng cách nhấn lại vào Size. Sau đó, chọn More Paper Size để mở hộp thoại Paper Setup.
Chọn More Paper Size
Sau đó, bạn nhấn Margins và tiến hành căn lề theo các thông số khuyến nghị như dưới đây. Nhấn OK để hoàn thành cách định dạng văn bản trong Word.
- Trên: 2 – 2.5cm
- Dưới: 2 – 2.5cm
- Trái: 3 – 3.5cm
- Phải: 1.5 – 2cm
Thực hiện căn lề
Bước 3: Sau cùng chọn Orientation để tùy chỉnh khổ giấy. Portrait là khổ dọc và Landscape là khổ ngang.
Chọn khổ giấy bạn mong muốn
2. Định dạng Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
Bước 1: Tương tự bạn cần mở file Word muốn định dạng, nhấn Ctrl A để bôi đen toàn bộ file và chọn tab Home hoặc nhấn Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng font chữ.
Bước 2: Trong mục Font, nhấn chọn vào mũi tên ở góc để mở hộp thoại làm việc ra và thực hiện các thao tác hướng dẫn cách định dạng văn bản trong Word.
Mở hộp thoại Font
Bước 3: Sau đó, bạn hãy thay đổi font chữ tại ô Font, kiểu chữ tại ô Font Style và cỡ chữ tại ô Size. Nhấn OK là hoàn tất.
3. Định dạng văn bản trong Word bằng phím tắt
Để tiết kiệm thời gian, thay vì thực hiện thao tác các bước để mở từng hộp thoại và định dạng văn bản trong Word, bạn có thể dụng các phím tắt, bao gồm:
- Ctrl + B: Làm đậm chữ
- Ctrl + D: Hiển thị hộp thoại định dạng các vấn đề về Font
- Ctrl + I: In nghiêng
- Ctrl + U: In gạch chân
- Ctrl + Shift + >: Tăng cỡ chữ
- Ctrl + Shift + <>: Giảm cỡ chữ
- Ctrl + E: Căn giữa
- Ctrl + J: Căn đều
- Ctrl + L: Căn trái
- Ctrl + R: Căn phải
- Ctrl + M: Thụt đầu dòng
- Ctrl + Shift + M: Hủy thụt đầu dòng
- Ctrl + T: Thụt đầu mỗi dòng từ sau dòng đầu của văn bản
- Ctrl + Shift + T: Hủy thụt dòng từ sau dòng đầu của văn bản
- Ctrl + 1: Giãn dòng 1cm
- Ctrl + 2: Giãn dòng 2cm
- Ctrl + 5: Giãn dòng 1.5cm.
Định dạng văn bản trong Word bằng phím tắt
4. Định dạng văn bản bằng Paragraph
Bước 1: Vào file Word, bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa, căn lề và chọn Home.
Bước 2: Tại mục Paragraph, nhấn vào mũi tên ở góc phải để mở hộp thoại làm việc.
Nhấn vào mũi tên ở góc phải để mở hộp thoại Paragraph
Bước 3: Sau đó bạn tiến hành định dạng văn bản trong Word với đoạn văn vừa được bôi đen cùng các mục cụ thể dưới đây.
Tiến hành định dạng với các mục cụ thể
+ Mục General: Chọn Alignment để căn lề trái hoặc phải. Chọn Outline Level để chọn kích cỡ văn bản.
+ Mục Indentation: Tại Left và Right chọn mức độ căn lề trái, phải bằng cách nhập số. Tại Special chọn kiểu thụt dòng. Trong đó, None là không thụt, First line là thụt dòng đầu tiên và Hanging là thụt từ dòng thứ 2. Tại By thì điền mức độ lùi vào ở mỗi đầu dòng.
+ Mục Spacing:
- Before là độ giãn dòng giữa dòng đầu của đoạn văn với dòng trên
- After là độ giãn dòng giữa dòng cuối cùng của đoạn văn bản đang được bôi đen với dòng bên dưới
- Line Spacing là độ giãn dòng giữa các dòng trong đoạn văn.
- At là mức độ giãn dòng.
Sau đó nhấn OK là hoàn tất.
5. Định dạng văn bản bằng nút mũi tên
Bước 1: Vào Layout, sau đó nhấn vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.
Nhấn vào biểu tượng mũi tên trong Page Setup
Bước 2: Tại bảng điều chỉnh lề, chọn Margins và tiến hành điều chỉnh lề theo kích thước chuẩn lề A4.
Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy nhấp vào OK để áp dụng
6. Định dạng văn bản bằng thước ngang
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở hiển thị thước ngang bằng cách chọn tab View, sau đó chọn vào Ruler.
Nhấn vào View và chọn Ruler
Bước 2: Bạn kéo thanh công cụ căn chỉnh lề 2 bên theo mong muốn là hoàn tất thao tác định dạng.
III. Tổng kết
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách định dạng văn bản Word chi tiết với các thao tác căn lề đoạn văn, chỉnh font, … Hy vọng những chia sẻ ở trên từ sua PC Da Nang sẽ giúp bạn dễ dang định dạng cho file tài liệu trở nên rõ ràng, khoa học và chuyên nghiệp hơn nhé!
