Email hiện vẫn giữ một vị trí rất quan trọng, là một công cụ đáng tin cậy để liên lạc nội bộ, tiếp cận khách hàng và được sử dụng để đăng ký các dịch vụ khác nhau. Trong quá trình làm việc, sử dụng các công cụ để làm việc với Email sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn, dễ dàng sắp xếp hợp lý quy trình làm việc, tránh hàng loạt email làm lộn xộn hộp thư đến của bạn và có thêm thời gian để tập trung vào các tác vụ khác. Hãy cùng sửa máy tính chuyên nghiệp Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết 6 công cụ giúp bạn làm việc với Email nhanh và hiệu quả hơn ngay trong bài viết dưới đây!
Nội dụng mục lục
I. Sử dụng ChatGPT để viết email
ChatGPT là một chatbot được hỗ trợ bởi AI có thể mô phỏng các cuộc trò chuyện giống như con người và tạo ra các phản hồi tự nhiên. Người dùng có thể sử dụng ChatGPT để cải thiện ngày làm việc của mình với vai trò như một trợ lý viết hoặc cụ thể hơn là soạn thảo email.
Bạn cần truy cập trang web OpenAI tại đây và tạo một tài khoản nếu bạn chưa có. Tiếp theo, cung cấp ngữ cảnh cho những gì bạn muốn viết trong email của mình. Chẳng hạn vai trò của bạn, email được gửi đến ai và bạn muốn đạt được điều gì với cuộc trò chuyện. Tiếp theo, nhắc ChatGPT viết bản thảo email cho bạn. Bạn có thể sử dụng nguyên trạng bản nháp này hoặc thực hiện các sửa đổi nếu cần.
Sử dụng ChatGPT để viết email
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Bing Chat của Microsoft, một chatbot đàm thoại tích hợp được hỗ trợ bởi hệ thống ngôn ngữ tự nhiên GPT của OpenAI, cùng công nghệ hỗ trợ ChatGPT. Một trong những ưu điểm của việc sử dụng Bing Chat là nó được tích hợp vào trình duyệt Microsoft Edge. Bạn chỉ cần đăng ký tìm kiếm Bing do AI hỗ trợ trong Edge và sử dụng tính năng Soạn thư trong thanh bên để viết email của bạn.
II. GrammarlyGO để chỉnh sửa và soạn email
Sau khi soạn thảo email của bạn, bước tiếp theo của bạn là chỉnh sửa nó để tìm lỗi chính tả và các lỗi khác. GrammarlyGo là công cụ năng suất email tiếp theo bạn có thể tham khảo. Đây là một công cụ chỉnh sửa với các khả năng AI tổng quát có thể giúp bạn cải thiện quy trình và năng suất viết lách của mình.
Bạn có thể sử dụng GrammarlyGO để kiểm tra dấu câu và lỗi chính tả, sửa lỗi ngữ pháp và cải thiện bài viết của mình. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các khả năng AI tổng hợp của Grammarly để soạn hoặc viết lại email của mình.
GrammarlyGO để chỉnh sửa và soạn email
Trước tiên cần đăng ký một tài khoản Grammarly miễn phí, tài khoản này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các đề xuất viết và chỉnh sửa cơ bản cũng như 100 lời nhắc mỗi tháng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống tiện ích mở rộng của Grammarly cho trình duyệt của mình để chỉnh sửa và tạo nội dung trực tiếp từ trình duyệt mà không cần phải rời khỏi trang.
III. Sử dụng Spike để đơn giản hóa và cải thiện trải nghiệm email của bạn
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp sáng tạo vượt xa những ứng dụng email thông thường cung cấp thì Spike là một giải pháp sáng tạo có thể cải thiện trải nghiệm và năng suất email của bạn. Bạn hãy bắt đầu với một số vấn đề chính thường liên quan đến nhiều ứng dụng email, chẳng hạn như hộp thư đến lộn xộn và khả năng tự động sắp xếp email bị hạn chế.
Với tính năng tổ chức tích hợp sẵn của Spike, Hộp thư ưu tiên, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các email ít quan trọng hơn, chẳng hạn như email quảng cáo và thông báo từ các ứng dụng truyền thông xã hội, vào một hộp thư đến khác có tên Khác trong khi hộp thư đến này vẫn giữ các email quan trọng trong Hộp thư ưu tiên.
Sử dụng Spike để đơn giản hóa và cải thiện trải nghiệm email
Tiếp theo, các chủ đề giống như trò chuyện của Spike, tương tự như chủ đề được thấy trong các ứng dụng nhắn tin, cho phép bạn dễ dàng theo dõi các cuộc trò chuyện với các liên hệ của mình. Cách tiếp cận đàm thoại này đơn giản hóa và cải thiện trải nghiệm email của bạn, cho phép bạn nhanh chóng chuyển qua các email của mình.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Spike để hợp nhất tất cả tài khoản email của mình vào một cổng để theo dõi email từ các tài khoản khác nhau mà không cần chuyển đổi giữa chúng. Mặc dù tính năng Super Search (Siêu tìm kiếm) của nó giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ thứ gì bạn đang tìm kiếm.
IV. Zapier để tự động hóa quy trình email của bạn
Việc tích hợp các công cụ được sử dụng thường xuyên nhất có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất của mình vì nó cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu trên các ứng dụng và nền tảng khác nhau.
Bạn có thể sử dụng công cụ tự động hóa quy trình làm việc như Zapier để kết nối email của mình với các công cụ năng suất phổ biến khác. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng tích hợp Email by Zapier để kết nối email của mình với Slack và gửi tất cả email đến đến một kênh Slack cụ thể. Bạn có phải là người dùng Lịch Google không? Bạn có thể sử dụng Zapier để tự động tạo các sự kiện trên Lịch Google từ các email đến.
Zapier để tự động hóa quy trình email
Zapier cũng cho phép bạn tạo quy trình làm việc tự động tùy chỉnh để xử lý mọi tác vụ lặp đi lặp lại liên quan đến email và các công cụ khác của bạn. Các tích hợp Zapier này có thể tăng đáng kể năng suất email của bạn.
V. Dùng Sanebox để sắp xếp hộp thư đến của bạn
SaneBox là một giải pháp email thông minh giúp bạn tự động sắp xếp hộp thư đến của mình. Bạn có thể sử dụng SaneBox để dọn dẹp hộp thư đến của mình bằng cách quét email để tìm các ứng dụng, trang web và bản tin mà bạn đã đăng ký và chọn những thứ bạn muốn chuyển vào thùng rác.
SaneBox
Tiếp theo, SaneBox tận dụng AI để sắp xếp hộp thư đến email của bạn bằng cách xác định các email cần chú ý ngay lập tức trong khi phân loại những email ít quan trọng hơn trong thư mục @SaneLater. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng SaneBox sắp xếp email bằng cách gửi email theo cách thủ công đến các thư mục cụ thể.
Chẳng hạn, bạn có thể gửi email spam đến @SaneBlackHole hoặc tạo một thư mục riêng cho email từ các thành viên gia đình. SaneBox sẽ ghi nhớ và tự động thêm tất cả các email đến vào các thư mục thích hợp.
Dùng Sanebox để sắp xếp hộp thư đến
VI. Dùng Todoist để biến email thành nhiệm vụ
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất email của bạn là biến email của bạn thành những nhiệm vụ khả thi mà bạn có thể hoàn thành. Todoist là một ứng dụng tạo danh sách việc cần làm hiệu quả có thể giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình và hoàn thành nhiều việc hơn.
Todoist
Bạn có thể cài đặt tiện ích bổ sung Todoist cho Gmail hoặc Todoist cho Outlook để nhanh chóng chuyển email trực tiếp từ hộp thư đến của bạn thành các tác vụ. Sau khi cài đặt, hãy mở bất kỳ email nào bạn muốn chuyển thành tác vụ Todoist, nhấp vào biểu tượng Todoist, đặt tên cho dự án, đặt ngày đến hạn và mức độ ưu tiên, rồi nhấp vào Thêm nhiệm vụ.
Cài đặt Todoist cho gmail
VII. Tổng kết
Email là công cụ giao tiếp phổ biến và không thế thiếu hiện nay cho cả công việc, học tập,… Nếu bạn dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến của mình trong Email thì điều này sẽ cản trở khả năng hoàn thành công việc của bạn. Vì vậy, bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc năng suất email được sua may tinh chuyen nghiep Da Nang chỉ ra ở trên sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến của mình và giảm tình trạng quá tải email, cập nhật các email quan trọng nhất, trả lời nhanh hơn và giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Chúc bạn thao tác thành công!
