Một kì nghỉ ngắn hạn hay một kế hoạch dài hạn có thể bị cản trở nếu bạn đang sử dụng Microsoft Teams làm kênh liên lạc chính với đồng nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên đừng quá lo lắng, với Microsoft Teams, bạn có thể đặt trạng thái “Vắng mặt” cho phép những người khác biết rằng bạn không thể trò chuyện và thông báo cho họ về sự vắng mặt của bạn. Dưới đây sửa máy tính Đà Nẵng sẽ hướng dẫn bạn các cách khác nhau để đặt trạng thái vắng mặt trên Microsoft Teams.
I. Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là một không gian làm việc dựa trên trò chuyện trực tuyến cho phép bạn bè, đồng nghiệp và sinh viên tổ chức họp, trao đổi ý kiến và chia sẻ nội dung. Cũng giống như bất kỳ ứng dụng giao tiếp nào khác, Microsoft Teams cung cấp cho bạn tùy chọn để đặt trạng thái sẵn sàng của bạn. Điều này hữu ích để cho những người khác của bạn biết nếu bạn hiện đang trực tuyến hoặc nếu bạn đang bận làm việc khác.
Thiết lập trạng thái và thông báo khi không ở văn phòng giúp cho người cùng nhóm biết bạn hiện không làm việc hoặc đang đi nghỉ. Khi bạn cùng nhóm gửi cho bạn một tin nhắn trò chuyện, họ sẽ thấy trả lời vắng mặt của bạn và biết bạn không sẵn sàng. Trạng thái ngoài văn phòng của bạn cũng sẽ đồng bộ với trả lời tự động trong lịch Outlook của bạn.
II. Đặt trạng thái vắng mặt trên Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn trên Windows
Ứng dụng Microsoft Teams không chỉ dành cho giao tiếp tại nơi làm việc. Bằng cách thiết lập trạng thái “Vắng mặt” trên tài khoản Microsoft Teams của bạn, đồng nghiệp của bạn sẽ dễ dàng biết rằng bạn không có mặt. Điều này giúp bạn hoàn toàn ngắt kết nối với môi trường làm việc cho những chuyến du lịch, nghỉ dài ngày.
Có hai cách để bạn có thể đặt trạng thái này trên Microsoft Teams của mình, bao gồm thông qua ảnh hồ sơ của bạn và thực hiện trong cài đặt.
1. Thông qua hồ sơ nhóm Microsoft của bạn
Mở Microsoft Teams trên máy tính của bạn.
Bước 1: Nếu bạn là thành viên của nhiều nhóm khác nhau, hãy chọn tổ chức hoặc nhóm mà bạn muốn chỉnh sửa trạng thái của mình. Nếu không, hãy bỏ qua bước này.
Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn được tìm thấy ở phần trên cùng bên phải của màn hình.
Bước 3: Nhấp vào Đặt thông báo trạng thái
Đặt trạng thái vắng mặt
Bước 4: Ở dưới cùng của cửa sổ bật lên, nhấp vào nút Lên lịch Vắng mặt. Lúc này sẽ mở ra một cửa sổ mới.
Bước 5: Từ cửa sổ Vắng mặt, bật tùy chọn Bật trả lời tự động.
Bước 6: Sau đó, nhập thông báo vắng mặt của bạn vào hộp văn bản bên dưới. Thư này cũng sẽ được gửi dưới dạng thư trả lời tự động trong Outlook của bạn, vì vậy hãy nêu cụ thể về thời điểm bạn không có mặt tại văn phòng hoặc thời điểm bạn có ý định quay lại.
Xác định cụ thể thời điểm vắng mặt
Bước 7: Sau khi thêm tin nhắn vắng mặt, bạn có tùy chọn bật gửi trả lời tự động cho những người bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu bạn giao dịch với khách hàng hoặc những người bên ngoài công ty của mình, bạn nên bật tùy chọn này.
Bước 8: Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào hộp bên cạnh Gửi trả lời bên ngoài tổ chức của tôi. Nếu bạn chỉ muốn gửi thông báo vắng mặt cho những người có trong danh bạ của mình, hãy chọn hộp Chỉ cho những người liên hệ của bạn. Nếu bạn muốn gửi cho mọi người, hãy chọn Tất cả người gửi bên ngoài.
Bước 9: Tiếp theo, đặt thông báo bạn muốn gửi cho đồng nghiệp bên ngoài. Nhập câu trả lời vào hộp thoại được cung cấp hoặc bạn có thể sao chép và dán thông báo bạn đã đặt vào trạng thái Nhóm của mình.
Lên lịch trả lời tự động và nhấn Lưu
Bước 10: Bạn cũng cần lên lịch khi tài khoản Nhóm của bạn sẽ gửi trả lời tự động. Nhấp vào hộp bên cạnh tùy chọn Gửi trả lời chỉ trong một khoảng thời gian để bật nó.
Bước 11: Nhấp vào Lưu là hoàn tất.
2. Thông qua cài đặt Microsoft Teams
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính.
Bước 2: Sau đó, nhấp vào menu ba chấm bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn.
Bước 3: Từ các tùy chọn, chọn Cài đặt.
Đi đến phần Cài đặt
Bước 4: Trên điều hướng bên trái, nhấp vào Chung. Tiếp theo, kéo xuống cuối trang General và nhấn vào Schedule. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Vắng mặt.
Nhấn vào Schedule
Các bạn thực hiện tương tự theo các bước từ 6 đến 12 của cách 1 ở trên để đặt trạng thái Vắng mặt của bạn.
III. Tổng kết
Với cài đặt trạng thái vắng mặt trên Microsoft Teams, bạn có thể có một kỳ nghỉ trọn vẹn mà không lo bị gián đoạn. Nhờ tùy chọn trả lời tự động, bạn cũng không phải lo lắng về việc đồng đội hoặc khách hàng thắc mắc tại sao bạn không trả lời tin nhắn của họ. Điều này có nghĩa là bạn thực sự có thể gạt công việc sang một bên và tận hưởng kỳ nghỉ của mình. Bạn cũng đừng quên soạn thảo một câu trả lời vắng mặt rõ ràng và ngắn gọn để cho những người liên hệ của bạn biết rõ tình trạng hiện tại của mình. Nếu gặp vấn đề kỹ thuật, bạn có thể tham khảo dịch vụ tại sua may tinh Da Nang.
