Một văn bản được trình bày được căn chỉnh bố cục chuẩn sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của người đọc. Đặc biệt với những văn bản quan trọng và phổ biến như văn bản hành chính, dự án,… thì việc điều chỉnh bố cục cũng cần phải tuân theo một quy chuẩn nhất định, trong đó việc căn chỉnh lề cũng khá quan trọng. Các thao tác điều căn chỉnh lề đã không còn quá xa lạ với những người thường xuyên soạn thảo trên Word. Tuy nhiên:
- Bạn mới làm việc trên Word và không biết cách căn chỉnh lề?
- Bạn không biết căn chỉnh lề trong Word làm sao cho chuẩn?
Trong bài viết sau đây, sửa chữa máy tính tại Đà Nẵng sẽ chia sẻ những cách căn lề trong Word thật “chuẩn” để các bạn có thể tham khảo và thao tác theo 1 cách dễ dàng.
Nội dụng mục lục
1. Tiêu chuẩn căn lề trong Word
Theo quy định và theo thông tư của Bộ nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (theo thông tư số 01/2011/TT-BNV) được hướng dẫn trình bày trên khổ giấy A4 hoặc trên khổ giấy A5 sẽ có tiêu chuẩn căn lề như sau:
- Lề trên (Top): Lề cách mép trên 20-25mm.
- Lề dưới (Bottom): Lề cách mép dưới 20-25mm.
- Lề trái (Left): Lề cách mép trái 30-35mm.
- Lề phải (Right): Lề cách mép phải 15-20mm.
2. Hướng dẫn căn lề văn bản trong Word
2.1. Sử dụng Page Layout để căn chỉnh lề trong Word
Bước 1: Đầu tiên bạn click tab Layout của Word, đến khu vực tùy chọn Page Setup thì hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup.
Lưu ý: Với 1 số phiên bản Word cũ như phiên bản Word 2007 và Word 2010 thì tab Layout được hiển thị là tab Page Layout.
Bước 2: Sau khi hộp thoại Page Setup hiển thị, bạn sẽ thấy ở như sau:
- Căn lề trên (Top) được tính là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy đến dòng đầu tiên của khổ giấy.
- Căn lề dưới (Bottom) được tính là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
- Căn lề trái (Left) được tính là khoảng cách từ mép trái khổ giấy đến ký tự đầu tiên bên trái.
- Căn lề phải (Right) được tính là khoảng cách từ mép phải giấy tới chữ hoặc ký tự cuối cùng bên phải.
Bước 3: Sau khi căn chỉnh cho phù hợp, bạn hãy nhấn OK để lưu lại cài đặt nhé!
2.2. Sử dụng Options để căn lề trong Word
Bước 1: Bạn click vào File và bấm chọn Options.
Bước 2: Bạn vào mục Advanced, di chuột tìm tới phần Display > Tại Show measurements in units of thì bạn hãy chuyển sang đơn vị Centimeters rồi nhấn OK.
Bước 3: Quay lại giao diện trên Word, bạn nhấn vào Layout trên thanh công cụ > Sau đó click chọn Margins và nhấn vào mục Custom Margins phía dưới cùng.
Bước 4: Cuối cùng bạn chỉnh sửa lại các thông số lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải tuỳ theo ý muốn và nhấn OK là hoàn thành.
2.3. Thiết lập căn lề mặc định trong Word
Việc thực hiện căn chỉnh lề cho mỗi đoạn văn bản mới sẽ làm mất nhiều thời gian, nhất là người soạn thảo nhiều văn bản mỗi ngày thì việc chỉnh lề ở mỗi trang không phải là phương pháp hay. Vì vậy, việc thiết lập căn chỉnh lề mặc định được xem là “cứu tinh” cho mọi người
Bước 1: Sau khi kết thúc việc căn chỉnh lề ở những cách làm trên, bạn hãy click vào tùy chọn Save As Default tại Page Setup.
Bước 2: Cuối cùng, chọn Yes trên bảng xác nhận là bạn đã hoàn tất việc thiết lập căn lề trên dưới, trái phải mặc định.
2. Tổng kết
Trên đây là một số cách hướng dẫn căn chỉnh lề trong Word vô cùng đơn giản chỉ trong vài cú click chuột. Hy vọng những thông tin mà sua chua may tinh tai Da Nang chia sẻ ở bài viết trên sẽ mang lại những thông tin hữu ích để các bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa văn bản của mình trở nên thu hút và chuyên nghiệp hơn.
