Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel – Hướng dẫn cách thống kê dữ liệu nhanh và hiệu quả trong Excel

Pivot Table là tính năng hỗ trợ cho người dùng để thống kê và báo cáo đơn giản hơn. Tuy nhiên bên cạnh đó, nhiều người còn chưa biết đến tính năng này trên Excel. Vậy nên bài viết này sửa máy tính Đà Nẵng sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ a -z để bạn có thể ứng dụng trong công việc.

I. Pivot Table là gì? Lợi ích của việc sử dụng Pivot Table trong Excel

Pivot Table là một trong những công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ trong Excel, đặc biệt hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh để báo cáo với những lợi ích vượt trội. Bên cạnh đó, tính năng này của Excel cho phép bạn xem các kết quả, so sánh và thấy được xu hướng có trong dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

• Thống kê dữ liệu nhanh chóng.
• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng trên máy tính.
• Kiểm soát được dữ liệu một cách chi tiết nhất.
• Linh hoạt trong chuyển đổi cột thành hàng hoặc ngược lại.
• Cung cấp các tính năng lọc, nhóm, sắp xếp và định giúp người dùng tập trung vào thông tin và truyền đạt với người khác dễ dàng hơn.
• Kết hợp với Pivot Chart tạo nên các biểu đồ thể hiện trực quan, cung cấp cho người dùng các thông tin hữu ích.
• Kết hợp với Slicer và Pivot Chart có thể tạo ra được Dashboard, tương tác linh hoạt với filter để phát hiện ra những thông tin đáng giá.

II. Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê

Lệnh PivotTable này chỉ có thể giúp bạn thống kê những dữ liệu bạn đưa vào từ ban đầu, ngoài ra sẽ không cập nhật thêm nếu bạn chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu vào vùng dữ liệu ban đầu, bạn có thể dễ dàng thực hiện tính năng này ngay trên máy tính xách tay hay PC đều dễ dàng.

Bước 1: Chọn 1 ô bất kỳ sau đó mở thẻ Insert > Chọn PivotTable.

Hướng dẫn cách sử dụng pivot table trên Excel đơn giản 

Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable hiện ra như hình dưới đây.

Hộp thoại Create PivotTable hiện ra

Trong đó:

– Ở phần Choose the data that you want to analyze ta chọn Select a table or range

• Table/Range: là các dữ liệu bạn muốn thống kê
• Use an external data source: sử dụng các dữ liệu bên ngoài (thường ít sử dụng do việc thống kê chủ yếu lấy dữ liệu từ bên trong trang tính của Excel)

– Ở phần choose where you want the PivotTable report to be placed chọn Existing Worksheet

• New Worksheet: nếu chọn phần này thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.
• Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.
• Location: chọn vị trí mà bạn muốn tạo bảng PivotTable.

Sau đó nhấn O

Bước 3: Sau đó bạn hãy đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu của PivotTable > Chọn PivotTable Options…

Trong đó:

• PivotTable chính là vị trí mà Pivot Table của bạn được đặt.

Bước 4: Hộp thoại PivotTable Options hiện lên > Chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) > Nhấn Ok.

Bước 5: Hộp thoại PivotTable Field List sẽ hiển thị ở bên phải màn hình.

Trong đó:

• Filters: là bộ lọc báo cáo ( bộ lọc này có khá nhiều tính năng, các bạn có thể tham khảo ở mục dưới nhé).
• Columns: Dữ liệu hiển thị theo cột.
• Rows: Dữ liệu hiển thị theo dòng.
• Values: Giá trị chủ yếu là số.
• Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng

Tại mục Choose fields to add to report, chọn Mã hàng, Nhập và Tiền. Pivot Table sẽ tự động thống kê như hình dưới đây.

Hướng dẫn sử dụng Pivot Table trong Excel để thống kê

III. Hướng dẫn cách xóa hoàn toàn bảng Pivot Table trong Excel

Thực hiện cách xóa này không anh hưởng đến giữ liệu ban đâù của bảng excel , cách xóa này chỉ xóa hoàn toàn  vùng dữ liệu của pivot table đang sử dụng, bạn hãy cân nhắt trước khi xóa để tránh khỏa xóa nhầm hoặc gây mất dữ liệu của mình

Bước 1: Nhấn giữ chuột trái và quét từ những ô bên ngoài của bảng thống kê Pivot Table. Hoặc bạn cũng có thể dùng các phím tắt trên Excel để thao tác nhanh chóng hơn.

Hướng dẫn cách xóa hoàn toàn bảng Pivot Table

Lưu ý: Bạn hãy lưu ý khi xóa thì không nên quét từ ô bên trong vùng dữ liệu vì khi làm như vậy bạn cũng chỉ xóa được giữ liệu bên trong bảng pivot table mà thôi chứ không thể nào xóa hết được pivot table được.

Để xóa được hết bảng pivot table thì bạn nên giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng giữ liệu pivot table đến hết vũng giữ liệu của pivot table

Bước 2: Tiếp đến, bận chỉ kích chuột phải chọn Delete để xoá là được.

Xóa hoàn toàn bảng Pivot Table đơn giản 

IV. Tổng kết

Như vậy trong bài viết này sua may tinh Da Nang đã hướng dẫn bạn dùng tính năng Pivot table, những lợi ích mà tính năng này mang lại cũng như cách thiết lật, để thuận tiện cho việc thống kê dữ liệu đơn giản và dễ dàng. Hy vọng bài viết trên sẽ có ích đối với những bạn thường xuyên thống kê số liệu.